Bagian-Bagian Surat Dinas
Bagian-Bagian Surat Dinas
oleh: Fikri Najmuddin
Dibawah ini akan dijelaskan mengenai bagian-bagian yang ada di surat dinas, meliputi:
1. Kepala Surat
[1]Kepala
Surat disebut pula kop surat. Isinya ialah lambang (departemen, universitas,
perguruan tinggi, akademik, sekolah, dan instansi), nama unit organisasi,
alamat, nomor telepon (jika ada), nomor kotak pos (jika ada), nomor faksimile
(jika ada), dan alamat kawat (jika ada). Untuk perusahaan, dapat ditambahkan
nama cabangnya dan nama bankir.
Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam menyusun kepala surat:
1. Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang, nama
instansi, alamat, nomor, telepon (jika ada), nomor kotak pos (jika ada), nomor
faksimile (jika ada), alamat kawat (jika ada)
2. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai dengan aturan
yang ada).
3. Huruf awal alamat, kotak pos, alamat kawat (jika ada),
faksimile, dan telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata tugas,
misalnya dan , dan dalam.
4. Nama instansi , nama jalan, kata telepon, kata faksimile,
dan kotak pos jangan disingkat. Kata jalan misalnya jangan
disingkat Jln. Atau Jl. Atau Jaln. Kata telepon misalnya
jangan disingkat menjadi telp atau tilp. Atau tel. Dan
jangan ditulis telpon atau tilpun, atau tilpon, Kata faksimile
jangan disingkat menjadi fak. Atau faksil. Atau faks. Kata
kotak pos misalnya jangan disingkat menjadi k.pos.
5. Jangan digunakan bentuk p.o. box atau post office box, untuk
menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable adress atau menuliskan
alamat kawat.
6. Kata telepone dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomer tanpa
diikuti tanda titik dua (:), sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan
oleh titik (.) setiap tiga angka.
7. Dalam alamat jangan dipisahkan sarana yang dimiliki kantor,
misalnya telepon.
Format penulisan
alamat pada kepala surat, adalah sebagai berikut:
1. Nama Jalan
2. Nomor Bangunan
3. Nama Kota
4. Kode Pos.
Oleh sebab itu,
sarana telepon sesungguhnya tidak termasuk kedalam unsur alamat. Bagian kepala surat dengan bagian pembukaan
(khusus tanggal surat dan nomer surat) dipisahkan dengan garis horizontal. Garis itu berfungsi sebagai
pangkal pijakan penghitungan spasi sewaktu pengetikan surat. Contoh-contoh kop
itu sbb:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
DIREKTORAT
JENDRAL KEBUDAYAAN
DIREKTORAT SEJARAH DAN NILAI TRADISIONAL
BALAI KAJIAN SEJARAH
DAN NILAI TRADISIONAL
YOGYAKARTA
Jalan Brigjen Katasmo 139, Yogyakarta 55152.
Teleponn(0274)373241.379308
[1] Dirgo
Sabariyanto, Bahasa Surat Dinas (Yogyakarta,Mitra Gama Widya,1988).
Hlm.27-47.
2. Tanggal Surat
Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam penulisan tanggal surat:
1. Bagian tanggal
surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah kepala
surat dengan bagian surat lainnya.
2. Kata tanggal tidak
perlu ditulis
3. Nama tempat
instani tidak ditulis karena sudah tercantum pada kepala surat.
4. Angka tahun ditulis
lengkap.
5. Nama bulan ditulis
dengan huruf .
Nama bulan yang ada adalah Januari, Februari, Maret
,April, Mei, Juni, Juli, Agustus, September, Oktober, November,
Desember. Berdasarkan Konversi itulah nama-nama bulan. Penulisannya
harus cermat, terutama untuk bulan Februari dan November. Untuk kedua bula ini
jangan menggunakan kata Pebruari dan
Nopember.
6. Penulisan nama
bulan jangan disingkat
Penulisan bulan januari
menjadi jan. Dan Juni menjadi Jun. Merupakan hal yang salah.
Penyingkatan seperti itu tidak boleh dikembangakan penggunanya.
7. Pada akhir baris
tidak dibubuhkan tanda titik
8. Spasinya tidak
dijarangkan
9. Tidak perlu
dibubuhkan garis bawah
10. Huruf nama bulan
ditulis dengan huruf kapital.
Contoh penulisan tanggal surat yang benar:
a) 18 Maret 1997
b) 06 April 1997
c) 28 Januari 2018
3. Nomor Surat
Bagian nomor surat
berisi nomor urut surat yang terbit, kode surat, dan angka tahun jika angka
tahun termasuk kedalam sistem penomoran. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan
sebagai berikut:
1. Kata yang harus
digunakan ialah nomor karena merupakan bentuk baku.
2. Kata nomer
tidak digunakan karena bukan bentuk baku.
3. Huruf awal kata nomor
ditulis dengan huruf kapital.
4. Singkatan kata nomor
adalah no. (dalam penggunaannya No.)
5. Angka tahun ditulis
lengkap jika angka tahun ini merupakan bagian sistem
penomoran.
6. Kata nomor
diikuti tanda titik dua ( : ) tanpa disela spasi
7. Penulisan tanda
titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi.
8. Demi
kepraktisannya, nomer surat dibuat pertahun agar jumlah nomor urut reatif kecil
9. Pada akhir baris
tidak dibubuhkan tanda titik.
10. Baris itu tidak
perlu digaris bawahi.
11. Spasinya tidak perlu
dijarang-jarangkan.
Contoh penulisan nomor surat yang benar sbb:
a) No.: 14/I.13.SMP.4/Um./1994
4. Lampiran Surat
Kata lampiran bermakna tambahan. Tambahan itu dapat berupa
surat, kertas surat, foto kopi ijazah, salinan-salinan surat berharga, dan
kuitansi. Lampiran adalah sesuatu yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan.
Kata lampiran harus dicantumkan jika surat yang diterbitkan dilampiri
berkas atau surat yang lain.
Hal-hal lain yang
perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran ialah sebagai berikut:
1. Huruf awal kata
lampiran ditulis dengan huruf
kapital.
2. Singkatannya adalah
Lamp.
3. Jumlah yang
dilampirkan ditulis dengan huruf.
4. Jika surat yang dikirimkan tidak dengan
lampiran, kata lampiran tidak ditulis.
5. Pada akhir baris
tidak dibubuhkan tanda titik.
6. Baris itu tidak
dibubuhkan garis bawah.
7. Spasinya tidak
dijarang-jarangkan.
8. Penulisan kata lampiran
diikuti tanda titik dua.
9. Antara tanda titik
dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi, sedangkan
tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi.
Contoh
penulisan lampiran yang benar adalah sbb:
b)
Lampiran: Dua berkas
c)
Lampiran: Empat bendel
5. Hal Surat
Hal tsurat disebut pula perihal surat atau pokok surat. Makna kata hal
sama dengan makna kata perihal, yaitu perkara, soal, urusan,
pariwisata, dan tentang hal. Yang dimaksudkan pada hal surat ini adalah isi
surat yang diterbitkan.
Ha-hal yang perlu
diperhatikan dalam penulisan hal surat adalah sbb:
1. Huruf awal kata hal
atau perihal ditulis dengan huruf kapital.
2. Satuan yang digunakan untuk menyatakan
hal surat diusahakan singkat, tetapi jelas.
3. Satuan yang
digunakan berkategori nomina/nominal.
4. Panjang satuan
jangan sampai melebihi separoh kertas.
5. Huruf awal kata
awal satuan ituditulis dengan huruf kapital.
6. Kata hal dikuti
tanda titik dua tanpa disela spasi
7. Penulisan tanda titik dua ( : ) dengan
bentuk yang mengikutinya disela spasi
8. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda
titik dan barisnya tidak digaris bawah.
9. Spasinya jangan
dijarang-jarangkan.
Berikut contoh penulisan Hal Surat yang benar adalah sbb:
a)
Hal: Permohonan bantuan tenaga
Catatan:
= Disini tak disela spasi
=
Disini disela spasi = Satuannya berkategori
nomina/nominal
b) Hal: Pengiriman rak buku
c) Hal: Penataran kebahasaan
Bentuk permohonan
bantuan tenaga pada contoh(a), bentuk pengiriman rak buku pada
contoh (b), dan bentuk penataran kebahasaan pada contoh (c), merupakan
satuan yang sudah berkategori nominal. Bentuk-bentuk itu menjadi tidak benar
jika diubah menjadi memohon bantuan tenaga untuk contoh (a), mengirim
rak buku untuk contoh (b), dan menatar kebahasaan untuk contoh (c).
Nomor surat,
lampiran, dan hal atau perihal surat biasanya disajikan pada baris yang beruntutan
secara vertikal dan penulisan bagian-bagian itu diikuti tanda titik dua (:)
dapat dilakukan secara lurus vertikal. Karena panjang kata-kata nomor,
lampiran, dan hal tidak sama, tanda titik dua ( : ) mengikuti kata yang
terpanjang, dalam hal ini kata lampiran, dijadikan patokan penulisan. Artinya
tanda titik dua itu dituliskan secara lurus vertikal setelah penulisan kata
lampiran. Contoh-contohnya sbb:
1. Nomor : 056/F/1997
Lampiran : Satu bendel
Hal : Pengusulan calon pegawai.
2. Nomor :
577/I.CC/1998
Lampiran : Empat Bendel
Hal : Pengusulan Kenaikan Tingkat
3. Nomor : 076/BB/1995
Lampiran : Satu Berkas
Hal : Panggilan Kerja
6. Alamat Tujuan
Kata alamat
dapat bermakna “nama orang atau tempat yang menjadi tujuan surat”, “nama dan
tempat tinggal seseorang”, dan “adress”. Kata tujuan dapat bermakna yang
dituju , jadi pengertian alamat tujuan adalah nama orang atau tempat tinggal
yang dituju.
Alamat tujuan dibedakan
menjadi dua, yaitu (1) alamat luar, dan (2) alamat dalam.
A. Alamat Luar
Yang dimaksud
alamt luar adalah adres yang ditulis pada sampul surat. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam penulisan Alamat luar surat adalah sbb:
1. Satuan yang terhormat
disingkat Yth.
2. Huruf awal pada
singkatan Yth. ditulis dengan
huruf kapital.
3. Kata kepada
tidak perlu dicantumkan.
4. Sapaan Ibu, bapak, saudara dapat
digunak jika diikuti nama orang dan huruf awal sapaan-sapaan itu ditulis dengan
huruf awal.
5. Gelar akademik dan
pangkat dapat dicantumkan jika diikuti nama orang.
6. Jika jabatan seseorang dicantumkan,
kata sapaan tidak digunakan agar tidak ada
rancua penulisan
7. Kata jalan
jangan disingkat.
8. Kata nomor yang lazim disingkat No.
Untuk nomor rumah atau bangunan tidak perlu dituliskan karena merupakan hal
yang mubadzir jika ditulis.
9. Huruf awal nama
kota ditulis dengan huruf kapital.
10. Kode pos ditulis
setelah penulisan nama kota.
11. Akhir baris-baris
alamat tujuan tidak dibubuhkan tanda titik.
12. Spasi barisan-baris
itu jangan dijarang-jarangkan.
Dibawah ini
merupakan contoh penulisan alamat luar yang benar:
a. Yth. Kepala
Balai Penelitian Bahasa
Jalan I Dewa
Nyoman Oka 34
Yogyakarta 55224
b. Yth. Kepala
Kantor Wilayah Departemen
Pendidikan dan
Kebudayaan Provinsi Daerah
Istimewa Yogyakarta
Jalan Cendana 9, Yogyakarta 55166
B. Alamat Dalam
Alamat dalam
adalah adress yang ditulis pada kertas surat. Fungsinya sebagai alat kontrol
begi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat. Bagi pengirim
surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju
sewaktu pemroses surat memasukkan surat kedalam amplop.
Berikut merupakan contoh penulisan alamat Dalam:
a. Yth. Kepala
Balai Penelitian Bahasa
Jalan I Dewa
Nyoman Oka 34
Yogyakarta 55224
Atau
Yth. Kepala Balai
Penelitian Bahasa
di Yogyakarta
b. Yth. Kepala
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Jalan Daksinapati
Barat IV
Rawamangun,
Jakarta 13220
7. Salam Pembuka
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam pembuka
adalah sbb:
1. Bentuk yang lazim digunakan sebagai
salam pembuka adalah dengan hormat.
2. Huruf awal pada
kata dengan ditulis dengan huruf kapital.
3. Penulisan bentuk dengan
hormat diikuti tanda koma (,)
4. Bentuk salam pembukaan
ditulis dengan margin kiri.
5. Penulisan bentuk salam pembuka tidak
menjorok kedalam sebagian alenia baru.
Ada bentuk lain yang biasa digunakan
sebagai salam pembuka dilingkungan tertentu, yaitu assalamu’alaikum. Bentuknya
yang lengkap adalah assalamu’alaikum wr.wb. Sapaan itu lazim digunakan
dilingkungan Departemen Agama. Makannya adalah ‘Semoga Keselamatan, rahmat, dan
berkah bagimu’.
Berikut merupakan contoh penulisan salam pembuka yang baik dan
benar:
a. Dengan hormat,
Catatan: = Huruf ini dicetak kapital =
Huruf ini bukan kapital =
Disini tak disela spasi
b. Assalamu’alaikum wr.wb., Catatan, = Ini huruf kapital
= Tanda titik jangan dilupakan
= Ini huruf kecil
= Disini tak disela spasi
8.
Isi Surat
Isi surat
merupakan bagian yang sangat penting karena bagian ini merupakan wadah segala
bentuk atau semua persoalan yang ingin disampaikan. Panjang pendek isi surat
bergantung pada banyak atau sedikitnya persoalan yang ingin dikemukakan. Jika
persoalannya banyak, isi surat menjadi panjang dan jika persoalannya sedikit,
isi surat menjadi pendek.
Secara umum bahasa yang digunakan
dalam bagian surat harus benar. Kebenarannya diukur dengan ketepatan pemilihan
kata, struktur kalimat sesuai dengan kaidah dan ejaannya benar. Isi surat yang
lengkap terdiri atas (1) alenia pembuka, (2) alenia isi, (3) alenia penutup.
9. Salam Pentup
Kata-kata yang
biasa digunakan sebagai salam penutup adalah hormat kami, hormat saya, salam
saya, salam kami, salam takzim, dan wasalam. Dilingkungan Departemen Agama
biasa digunakan wassalamu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh. Bentuk yang
singkat adalah wassalamu’alaikum wr.wb. Contohnya adalah sbb:
|
Ada orang yang beranggapan bahwa bagian salam penutup tidak perlu
ada. Oleh sebab itu, ia akan tidak mencantumkan salam penutup dalam surat yang
diterbitkannya. Ada orang lain berpendapat bahwa salam penutup (dan salam pembuka)
perlu ada. Oleh karena itu, ia akan mencantumkan salam penutup (salam pembuka)
dalam surat dinas yang dibuatnya.Akibatnya, ditemukan surat dinas yang bersalam
penutup (dan bersalam pembuka ) dan ditemukan surat yang tidak bersalam penutup
( dan tidak bersalam pembuka) jika kita mau memperhatikan surat dinas yang
diperhatikan orang dengan seksama. Orang mempunyai kelonggaran untuk
mencantumkan atau tidak mencantumkan bagian salam penutup (dan salam pembuka)
karena dengan tidak mencantumkannya salam penutup, komunikasi tidak menjadi
gagal.
1. Huruf awal salam
penutup ditulis dengan huruf kapital.
2. Bilamana salam penutup terdiri dari
atas dua unsur, hanya huruf awal unsur yangpertama yang ditulis.
3. Penulisan salam
penutup diikuti tanda koma (,).
10. Pengirim Surat
Keresmian surat
dinas lebih kuat dan kesahan surat meningkat jika surat itu telah
ditandatangani. Orang yang menandatangani surat ialah subjek surat. Dialah
penanggung jawab surat.
Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam penulisan pengirim surat adalah sbb:
1. Pengirim
surat sebaiknya dilenkapi dengan jati diri kedinasan, yaitu jabatan, nomor
induk
pegawai, dan cap dinas/cap jabatan.
2. Huruf
awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital jika namanya terdiri atas
dua
kata atau lebih.
3. Nama pengirim tidak
digaris bawahi, tidak berada diantara tanda kurung.
4. Pada akhir baris
tidak dibubuhkan tanda titik.
5. Singkatan NIP tidak
bertanda titik
6. Angka NIP tidak
bertanda titik setiap tiga angka.
Bagian pengirim surat tersusun dalam satu kesatuan. Susunan
baris-baris itu sebagai berikut: Baris pertama adalah jabatan subjek surat,
baris kedua adalah tanda tangan, baris ketiga adalah nama terang, dan baris
keempat adalah nomor induk pegawai. Contohnya adalah sbb:
(1) Baris Pertama Kepala,
(2) Baris Kedua Tanda
tangan
(3) Baris Ketiga Nama
Terang
(4) Baris Keempat NIP.................
Andaikata Balai Penelitian Bahasa di Yogyakarta menerbitkan sebuah
surat, bagian pengirim surat tersusun sbb:
(1) Baris Pertama Kepala,
(2) Baris Kedua Tanda
Tangan
(3) Baris Ketiga Drs.
Suwadji
(4)
Baris Keempat NIP
130519013
11. Tembusan Surat
Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi mana yang
mendapatkan tembusan surat. Letak bagian ini di Margin sebelah kiri, lurus
vertikal dengan bagian isi surat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam bagian
ini adalah sbb:
1. Huruf awal kata tembusan
ditulis dengan huruf kapital.
2. Tanda titik dua ( :
) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari
satu.
3. Bentuk kepada
Yth. Tidak perlu di cantumkan.
4 Yang ditembusi
adalah pejabat atau orangnya, jangan kantornya.
5. Kata arsip atau pertinggal
tidak perlu dicantumkan.
6. Dibelakang nama yang ditembusi tidak
perlu dibubuhkan ungkapan yang tidak
berfungsi, misalnya sebagai laporan.
7. Jika yang ditembusi lebih dari satu,
pengurutannya dimulai dari pejabat yang
eselonnya tinggi.
Contoh-contohnya tersaji dibawah ini:
a. Tembusan:
1. Direktorat
Jendral Pendidikan dan Kebudayaan
2. Kepala Pusat
Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
3. Saudara
Bambang
b. Tembusan:
1. Kamawil
Kotamadya Yogyakarta
2. Kabag
Pemerintahan Kotamadya Yogyakarta
c. Tembusan:
1. Kantor
Wilayah Depdikbud Provinsi DIY
2. Kakandep
Kotamadya Yogyakarta
12. Inisial
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan inisial adalah sbb:
1. Inisial ditulis
dibawah sebelah kiri dibawah bagian tembusan
2. Biasanya berbentuk
singkatan pengonsep dan pengetik surat.
Contohnya adalah sbb:
a) HA/Er
HA adalah
singkatan dari pengonsep surat Hidayah Asmuni.
Er adalah
singkatan pengetik surat, bernawa Erwin.
Dibawah ini merupakan contoh surat Resmi yang sudah jadi:
Kesimpulan
Surat merupakan
suatu alat untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain. Oleh
karena itu letak dari surat disini sangat penting untuk mengetahui perkembangan
antar organisasi,atau lembaga. Surat terbagi menjadi 2 kategori, yakni surat
resmi dan surat tidak resmi. Contoh dari surat tidak resmi adalah Surat Dinas.
Surat Dinas adalah surat yang berisi
permasalahan kedinasan, surat dinas sama
saja dengan surat resmi, pembuat atau
penerbit surat dinas dapat instansi pemerintah dan dapat pula perseorangan.
Bagian-bagian dari
surat Dinas adalah sbb:
1. Kepala Surat ;
2. Tanggal Surat ;
3. Nomor Surat ;
4. Lampiran ;
5. Hal atau Perihal Surat ;
6. Alamat Tujuan ;
7. Salam Pembuka ;
8. Isi ;
9. Salam Penutup ;
10. Pengirim Surat ;
11. Tembusan ;
12. Inisial.
DAFTAR PUSTAKA
Sabariyanto
Dirgo.1988,1998.Bahasa Surat Dinas.Yogyakarta:MitraGama Widya.Cetakan
I&II
https:/roketmanajemen.com/definisi –surat-dinas/diakses 7 Januari
2018.
https:/www.spengetahuan.com/diakses 7 Januari 2018
Komentar
Posting Komentar