Surat Dinas

SURAT DINAS

oleh : Fikri Najmuddin

A. Pengertian

    Pembedaan surat menjadi surat dinas, surat resmi, atau surat jabatan, surat niaga atau surat surat peniagaan, dan surat pribadi atau surat keluarga berdasarkan isinya telah dilakukan oleh beberapa ahli (Ahmad, 1980:23), (Sumantri,1978:10), (Panji,1978:10), dan (Sudaryono,1983:34).

   

     Sabaruddin ahmad (1980:23) merumuskan bahwa surat dinas atau surat jawatan, yakni surat yang diterbitkan oleh kantor-kantor atau jawatan pemerintah; surat perniagaan, yakni surat yang diterbitkan badan-badan perniagaan/perindustrian;  dan surat yang tidak termasuk dalam jenis pertama dan kedua, yaitu surat pribadi, surat keluarga, atau surat cinta. 

    Sudaryono (1983:34) merumuskan bahwa yang dimaksud dengan surat pribadi adalah sekalian surat yang berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditunjuk kepada keluarga maupun yang ditunjuk kepada instansi tertentu. Sedangkan yang dimaksud surat dinas adalah Surat yang berisi masalah kedinasan atau pemerintah. Yang dimaksud surat niaga adalah surat yang berisi masalah bisnis atau perniagaan.

      [1]Berdasarkan uraian diatas, diketahui bahwa (1) surat dinas  ialah surat yang berisi permasalahan kedinasan, (2) surat dinas sama saja dengan surat resmi, (3) pembuat atau penerbit surat dinas dapat instansi pemerintah dan dapat pula perseorangan.

          Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi juga berlaku di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman,pemberian suatu izin, pemberian tugas, dll.[2]

---

[2] https:/www.spengetahuan.com/diakses 7 Januari 2018

---

[1] Dirgo sabariyanto,Bahasa Surat Dinas,(Yogyakarta:Mitra Gama Widya,1998),hlm.37-62.

B.  Kegunaan dan Fungsi surat dinas

      Secara umum fungsi surat dinas adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Beberapa fungsi dari surat dinas,yang diantaranya sbb:

1.   Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat instruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
2.       Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapatdijadikan arsip bagi instansi.
3.       Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
4.       Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian;
5.       Dan lain-lain.

C.  Ciri-Ciri surat dinas:

            Surat dinas memiliki karakteristik yang berbeda dengan surat lainnya. Untuk membedakannya bisa dilihat dari ciri-cirinya dibawah ini:[3]

• ·         Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga;
• ·         Adanya nomer surat dan lampiran;
• ·         Adanya salam pembuka maupun salam penutup;
• ·         Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi;
• ·         Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

D. Bagian-Bagian Surat

          Surat terdiri atas beberapa bagian, yaitu (a) Kepala Surat, (b) Pembukaan, yang meliputi nomer surat, lampiran, perihal atau hal, tanggal, alamat dalam, dan salam pembuka; (c) isi sura atau tubuh surat, (d) penutup yang meliputi salam penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan, tembusan, dan  inisal (Sumanri,1978:19 dan Sudaryono, 1983:31). Dari pembagian itu, diketahui bahwa bagian-bagian surat seperti berikut:

1. Kepala Surat ;

2. Tanggal Surat ;

3. Nomor Surat ;

4. Lampiran ;

5. Hal atau Perihal Surat ;

6. Alamat Tujuan ;

7. Salam Pembuka ;

8. Isi ;

9. Salam Penutup ;

10. Pengirim Surat ;

11. Tembusan ;

12. Inisial.

---

[3] https:/roketmanajemen.com/definisi –surat-dinas/diakses 7 Januari 2018.